أساليب جمع البيانات ( ج ) تحليل الوثائق

ثالثا: تحليل الوثائق
\يهدف فحص الوثائق المتوافرة فى المؤسسة، ومراجعتها الحصول على البيانات والمعلومات ذات العلاقة بأداء ات المؤسسة ، مثل: السجلات – المحاضر – الخطط - قواعد البيانات - نتائج وتقارير.
وتنسحب هذه الأداة أيضا على وثائق متعددة مثل وثيقتي رؤية المؤسسة ورسالتها، والاختبارات التحصيلية ، وقواعد البيانات..وغيرها.
ولدراسة وفحص الوثائق والأدلة والشواهد المختلفة داخل المؤسسة التعليمية، من حيث مكوناتها أو شكلها مثل (وتيقتى رؤية المؤسسة ورسالتها، والاختبارات التحصيلية، ومحاضر الاجتماعات والسجلات، وقواعد البيانات..وغيرها).
مع مراعاة الأسئلة التالية:
ما نوعية الوثيقة ولماذا؟
من المسئول عن الوثيقة؟
أين توجد؟
شروط اختيار الوثيقة:
الارتباط بجوانب الموضوع المراد فحصه (المجال – المعيار - المؤشر – الممارسة)
المرونة
المساعدة فى عملية التقييم الذاتى

طرق فحص الوثائق:
الفحص المباشر، عن طريق فحص المستندات والوثائق التى توفرها المؤسسة .
الفحص غير المباشر، يتم أثناء التجول وزيارة الأماكن المختلفة داخل المؤسسة (معارض، لوحات، قواعد بيانات....) حيث يستدل على كثير من البنود المراد فصححها من خلال هذه الوثائق.
وثائق إضافية، قد تظهر للمراجع من خلال المقابلات الفردية والجماعية.

ولاستيفاء دليل فحص الوثائق توضع علامة(√) فى المكان المناسب (موجود/غير موجود) أمام كل مفردة من مفردات الدليل بحسب توافر/ عدم توافر شاهد يتعلق بالممارسة المرتبطة بهذه المفردة نتيجة فحص الوثيقة موضع الاهتمام، مع تسجيل الملاحظات عند الحاجة.

وتجدر الإشارة هنا إلى أن استخدام أدوات جمع البيانات لتوفير شواهد وأدلة حول المعيار الثالث فى المجال الثالث "توفر مبنى مدرسي ملائم" الاستعانة بأدلة الهيئة الخاصة بمعايير المبنى المدرسي وقواعد السلامة والأمان بكل مؤسسة.